Bạn có một cơ hội để lưu giữ hình ảnh của sự kiện với những khoảnh khắc quan trọng nhất, trước khi nó biến mất mãi mãi. Chọn được một người chụp ảnh sự kiện phù hợp và đảm bảo họ đã chuẩn bị tốt là điều cốt yếu. Trong bài viết này, tác giả Becki Cross (một chuyên gia tổ chức sự kiện) nêu những lí do để chứng minh sự quan trọng đó và kèm theo là những lời khuyên để có thể khai thác hết năng lực của họ.

Không cắt giảm chi phí

Mấy năm trước, chúng tôi cực kì thất vọng sau khi tổ chức một hội nghị quốc tế lớn và phức tạp với hơn 1000 khách mời chỉ vì chất lượng ảnh chụp quá kém và thẳng thắn mà nói, chúng tôi không thấy cái nào vừa ý để dùng cả. Tất cả mọi nỗ lực, mọi khoảnh khắc thần kì đã biến mất mãi mãi.

Thật không may khi khách hàng đã nhất quyết dùng một tay máy nghiệp dư hiện là nhân viên của họ vì rằng chi phí không đủ để thuê người chụp ảnh sự kiện chuyên nghiệp. Anh chàng do thiếu kinh nghiệm và thiết bị hoặc cả hai nên đã thất bại thảm hại. Tất nhiên, một khi sự kiện đã kết thúc mà chẳng có bức ảnh tử tế nào thì chẳng dễ gì để kể một câu chuyện hay về sự kiện đó. “Một bức ảnh đáng giá cả ngàn lời nói” là vậy.

Nếu kinh phí hạn hẹp, không đủ để thuê người chụp toàn bộ sự kiện, hãy cân nhắc thuê nửa ngày hoặc thậm chí vài giờ. Đừng lặp lại sai lầm của chúng tôi.

Điện thoại thông minh và Nhiếp ảnh gia

Điện thoại thông minh, máy tính bảng càng ngày càng có chất lượng ảnh chụp tốt đến kinh ngạc. Nhưng bạn có thực sự tin rằng những người tham gia sự kiện sẽ chụp lại được hết những khoảnh khắc quan trọng?

Chúng tôi luôn cảm kích và khuyến khích mọi người trong sự kiện chụp ảnh bằng điện thoại, máy tính bảng vì điều này cực kì hữu ích khi kết hợp với việc chia sẻ nhanh chóng trên mạng xã hội. Tuy nhiên, vẫn có một khoảng cách lớn giữa những bức ảnh này và ảnh mà người chụp ảnh sự kiện chuyên nghiệp cung cấp.

Vậy nếu bạn đã quyết chi tiền cho một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp, làm sao để đảm bảo là sẽ khai thác tối đa từ “khoản đầu tư” này?

Xem portfolio và tham khảo ý kiến

Chúng tôi may mắn tạo dựng được mối quan hệ tốt với một nhiếp ảnh gia và anh ấy là lựa chọn hàng đầu cho các sự kiện. Tất nhiên là đôi khi anh ấy bị trùng lịch. Trong trường hợp đấy, chúng tôi phải tìm thêm các lựa chọn khác. Điều sống còn ở đây là phải xem portfolio và tham khảo ý kiến, đánh giá về nhiếp ảnh gia mà bạn định thuê. Đặc biệt chú ý tới các bộ ảnh sự kiện và các dự án tương tự mà họ đã chụp và quan trọng nhất là bạn thấy thích phong cách và sự nhạy bén của họ.

Đề nghị báo giá

Cung cấp nhiều thông tin nhất có thể cho người chụp khi đề nghị họ cung cấp báo giá: thời gian làm việc thực tế, những nội dung cần chụp (một người chỉ có thể xuất hiện ở một vị trí tại một thời điểm, trừ khi bạn cần một đội chụp ảnh), các kiểu ảnh bắt buộc phải có, sau này ảnh sẽ được sử dụng như nào, v.v.

Bản quyền và quyền sử dụng hình ảnh

Cần phải làm rõ nhu cầu của bạn về việc sử dụng ảnh sau này. Cung cấp cho báo chí, đăng website và mạng xã hội, dùng để quảng cáo cho các sự kiện lần tới?

Có phải ghi tên tác giả khi sử dụng ảnh không? Có trường hợp nào thì không được sử dụng ảnh không?

Cần nhớ rằng, thông thường thì bản quyền sẽ thuộc về người chụp. Họ chỉ cung cấp cho bạn quyền được sử dụng ảnh mà thôi.

Hiểu biết về địa điểm

Nhiếp ảnh gia đã từng chụp tại địa điểm này chưa? Nếu chưa, hãy đảm bảo họ phải đến đủ sớm để khảo sát trước khi chụp. Bạn có chi tiết về phòng ốc, sân khấu trong chương trình không? Có sơ đồ chỗ ngồi mà bạn có thể cho họ biết không? Người chụp chuyên nghiệp thường khá sắc sảo trong việc tận dụng ánh sáng và bối cảnh sẵn có cho những bức ảnh của mình.

Tóm tắt trước

Buổi sáng của sự kiện luôn luôn bận rộn với hàng loạt những thứ bạn phải để mắt đến. Trao đổi trước qua điện thoại hoặc email với người chụp sẽ giúp bạn tiết kiệm vô khối thời gian và đảm bảo là anh ta biết phải bắt đầu từ đâu.

Dưới đây là một số nội dung chính cần cung cấp:

Phong cách chụp bạn cần có là gì?

Bạn cần một số ảnh dàn dựng nghiêm túc; ảnh người phát biểu, trình diễn; ảnh đồ ăn, trang trí, địa điểm và yếu tố thương hiệu theo phong cách báo chí, nghệ thuật; ảnh mọi người nói chuyện, kết nối; ảnh đội ngũ nhân viên đang làm việc; ảnh bàn đăng kí, v.v?

Có những thời điểm quan trọng nào?

Bạn yêu cầu tất cả các diễn giả chính sẽ gặp lúc 8h30 ở hội trường để chụp ảnh chung? Bạn có một lễ kí kết MOU ngay sau khi kết thúc phiên họp và cần người chụp ảnh đợi sẵn ở đó? Nếu có, đừng quên dặn dò người chụp!

Mức độ ưu tiên

Nếu hội thảo có nhiều tiểu ban diễn ra trong cùng thời gian, bạn muốn người chụp phải chụp hết mọi phòng hay phòng/diễn giả nào là buộc phải có ảnh? Bạn muốn dành nhiều thời gian hơn cho tiểu ban nào?

Các yêu cầu bổ sung

Nếu bạn muốn có một bức ảnh chân dung cho bài phỏng vấn hoặc một kiểu ảnh nhất định nào đó cho website, đây là lúc để yêu cầu!

Càng chi tiết càng tốt

Bất kì thông tin nào về phòng ốc, địa điểm cũng có thể hữu ích cho người chụp để họ có thể chuẩn bị thiết bị phù hợp. Ví dụ, có nhiều ánh sáng tự nhiên hay phòng thiếu sáng? Sân khấu và diễn giả sẽ được chiếu sáng như nào? Ánh sáng cố định hay thay đổi? Có màn chiếu phía sau không? Có mic không dây để diễn giả có thể đi lại trên sân khấu hay phải đứng nguyên tại bục phát biểu? Có hiệu ứng sân khấu đặc biệt nào không?

Sau bao lâu thì bạn cần phải có ảnh?

Bạn cần phải có ngay một số kiểu ảnh? Ví dụ, bạn phải cung cấp cho báo chí thông tin để họ đăng vào buổi chiều nên cuối buổi sáng là đã phải chọn sẵn vài bức ảnh để gửi kèm.

Dư âm sau sự kiện rất quan trọng nên bạn cần sớm có toàn bộ ảnh đã được chỉnh sửa? Paratime Studio có thể cung cấp trong vòng nửa ngày nhưng bạn cũng cần đồng ý rằng đôi khi việc chỉnh sửa có thể mất nhiều thời gian hơn.

Thông tin rõ ràng

Đừng quên báo cho các diễn giả về việc có người chụp ảnh để họ không bị bất ngờ hay cảm thấy không thoải mái khi tự dưng lại có ống kính chĩa vào.

Đồng thời cũng nên báo cho các đại biểu biết trước về việc chụp ảnh và hình ảnh sẽ được dùng vào việc gì (ví dụ như để quảng bá cho các sự kiện trong tương lai chẳng hạn).

Lí tưởng nhất là đề nghị mọi người chấp thuận về việc chụp ảnh và sử dụng hình ảnh của họ ngay khi họ đăng kí tham dự.

Chuẩn bị sẵn sàng

Nếu chẳng may có người đến sự kiện nhưng không muốn bị chụp ảnh thì bạn phải xử lí ra sao? Quy trình là gì? Làm sao để người chụp biết khi chụp hay khi chỉnh sửa ảnh? Điều này hiếm khi xảy ra, nhưng chủ động thì vẫn hơn là nước đến chân mới nhảy.

Cách đơn giản mà hiệu quả là đề nghị họ nói với người chụp ảnh, đồng thời cho họ đeo một đoạn dây hoặc băng màu để có lỡ bị chụp thì vẫn dễ dàng nhận diện được khi chỉnh sửa.

Kết luận

Một nhiếp ảnh gia chuyên sự kiện sẽ ghi lại những khoảnh khắc quan trọng một cách lặng lẽ, kín đáo. Cũng giống như Paratime Studio, một người chụp sự kiện tốt sẽ làm việc chăm chỉ, di chuyển hàng chục ngàn bước chân trong ngày và chụp lại những khoảnh khắc đẹp nhất của sự kiện.

Trong thế-giới-quá-tải-thông-tin, hình ảnh càng trở nên đáng giá và dễ tiếp cận hơn bao giờ hết, minh chứng là mức tiếp cận vượt trội của các bài viết kèm hình trên mạng xã hội. Bức ảnh đáng giá hàng ngàn lời nói và biết cân đối sẽ khiến chi phí thuê một người chụp ảnh sự kiện thực sự là khoản đầu tư xứng đáng đến từng đồng.

(Phỏng dịch từ EventManagerBlog. Ảnh: Paratime Studio)