Trên mạng có hàng tá bài viết hướng dẫn chụp ảnh sự kiện. Thường các bài viết này sẽ đưa ra những lời khuyên hữu ích dành cho người chụp như: đến sớm, mang pin dự phòng, mang nhiều thẻ nhớ, chụp nhiều góc độ, v.v.

Còn trong bài viết này, nhiếp ảnh gia Warren Toda lại muốn đưa ra một số gợi ý dành cho người tổ chức và cũng là người sẽ thuê người chụp ảnh cho sự kiện. Không chỉ bởi Warren Toda là một nhiếp ảnh gia giàu kinh nghiệm, chụp rất nhiều sự kiện từ cấp địa phương tới quốc tế, mà bản thân ông cũng từng tham gia tổ chức một số sự kiện nhỏ.

Chụp ảnh cho sự kiện là việc quan trọng thứ hai, chỉ xếp sau bản thân sự kiện và những người tham dự. Và chỉ cần một vài thay đổi cũng sẽ giúp đầu việc này hiệu quả hơn nhiều.

1. Thuê một người chụp ảnh chuyên nghiệp. Điều này dường như là hiển nhiên nhưng vì đã bỏ ra rất nhiều tiền để thuê địa điểm, dịch vụ ăn uống thì bạn có xu hướng tiết kiệm bằng cách thuê người chụp ảnh giá rẻ.

Hãy thử một phép tính. Hình ảnh cho hội nghị đem lại nhiều giá trị. Chúng có thể được dùng cho báo cáo thường niên, thông cáo báo chí, đăng tải trên mạng xã hội và website, thiết kế cho sản phẩm truyền thông cho hội nghị năm sau. Nếu thuê một người chụp giá rẻ thì bạn chỉ tiết kiệm được một phần rất nhỏ so với tổng chi phí tổ chức. Thực tế thì số tiền tiết kiệm được đôi khi chỉ bằng chục suất ăn giữa giờ. Vào cuối buổi, có bao nhiêu suất ăn sẽ bị bỏ đi? Lẽ ra, chỉ với chi phí bị bỏ đi đó, bạn đã có thể thuê được một nhiếp ảnh gia giỏi hơn.

2. Đừng ngại thuê người chụp sớm ngay khi lên kế hoạch thay vì chỉ vài ngày trước khi tổ chức. Nếu phù hợp, hãy đề nghị người chụp tư vấn thêm về góc nhìn, ánh sáng, sắp xếp sân khấu.

3. Hầu như các ballroom khách sạn, hội trường, nhà thi đấu, khán phòng,… đều thiếu sáng, nhất là cho việc chụp ảnh. Một trong những lí do là người ta muốn tiết kiệm tiền điện nên chỉ cung cấp lượng ánh sáng tối thiểu. Không nơi nào trong số này được thiết kế để chụp ảnh cả.

Hãy bổ sung thêm ánh sáng cho sự kiện, đặc biệt là khu vực sân khấu. Đừng bao giờ chỉ dựa hoàn toàn vào hệ thống ánh sáng sẵn có tại địa điểm. Hệ thống ánh sáng tốt không chỉ dành cho nhiếp ảnh gia mà còn cho cả khán giả. Nó giúp mọi người tập trung hơn về phía sân khấu. Đồng thời, giúp cho sự kiện trở nên nổi bật và chuyên nghiệp hơn.

Không chỉ lượng ánh sáng mà màu sắc của ánh sáng cũng ảnh hưởng tới sự kiện. Ánh sáng trắng không chỉ giúp gia tăng phấn khích so với ánh sáng màu vàng của đèn sợi đốt, mà nó còn ảnh hưởng tới cảm xúc và khả năng tiếp thu của con người.

Trong những năm gần đây, nhiều sự kiện ở Việt Nam chuyển sang sử dụng đèn led để chiếu sáng và trang trí. Tuy nhiên, trừ những đội ngũ chuyên nghiệp, đa phần người điều khiển đèn đều rất tuỳ tiện và lạm dụng trong việc sử dụng và thay đổi màu sắc. Điều này khiến cho đèn led trở thành nỗi ác mộng của cả những người chụp ảnh chuyên nghiệp.

4. Hình ảnh của khán giả là một nội dung quan trọng khi chụp ảnh sự kiện. Nếu bạn muốn chụp ảnh của khán giả, nên nhớ điều này không thể nếu như khán giả ngồi hoàn toàn trong bóng tối. Có thể có những lúc bạn buộc phải tắt hết đèn ở khu vực khán giả, còn nếu không thì hãy bật đèn lên. Ánh sáng giúp mọi người tập trung hơn.

5. Trong một vài trường hợp liên quan đến quyền riêng tư, có thể bạn sẽ phải lưu ý mọi người là hội nghị có người chụp ảnh và có thể họ sẽ bị lọt vào khung hình.

6. Hoa và cây cảnh có thể giúp sân khấu sinh động hơn nhưng những cây hay lẵng hoa lớn có thể cản trở tầm nhìn hoặc làm rối mắt. Đừng bao giờ đặt lẵng hoa to xung quanh bục phát biểu.

7. Đừng tự dứ lừa mình khi nghĩ rằng bạn có thể thuê một phòng nhỏ rồi xếp bàn ghế sát nhau.

Người chụp cần không gian để di chuyển quanh phòng để có nhiều góc chụp. Trong một phòng nhỏ chật kín bàn ghế, người chụp sẽ chẳng biết làm gì hơn ngoài việc chụp từ chỗ duy nhất có thể đứng. Và phòng chật như thế thì cũng rất khó khăn cho mọi người khi muốn di chuyển.

8. Sử dụng mic nhỏ, màu đen. Nếu không nó sẽ gây mất tập trung và có thể che mất mặt của người phát biểu.

9. Không đặt bục phát biểu ở trước hoặc ngay cạnh cửa sổ. Nó không có lợi cho cả việc chụp ảnh lẫn khán giả. Với người chụp, ánh sáng ngoài trời qua cửa sổ thường quá mạnh và quá xanh. Còn với khán giả, không gian bên ngoài cửa sổ có thể khiến họ mất tập trung.

10. Nhiều hội nghị có màn chiếu lớn trên sân khấu. Lí tưởng nhất là đặt bục phát biểu ở gần và chớm che một bên góc dưới màn chiếu theo hướng nhìn của khán giả. Có vài lí do để làm như vậy:

– Khán giả có thể nhìn đồng thời cả diễn giả và thông tin trên màn chiếu. Họ không phải lúc thì nhìn diễn giả, lúc thì phải ra nhìn màn chiếu.
– Nó giúp bài thuyết trình hiệu quả hơn khi “gắn kết” người thuyết trình với thông tin đang trình chiếu.
– Người chụp ảnh có thể đưa diễn giả và bài thuyết trình vào trong một khung hình gọn và đẹp.

11. Bạn có thể cần lắp thêm một màn hình phụ trên sàn sân khấu để dành riêng cho người thuyết trình theo dõi. Màn hình này giúp cho người thuyết trình không phải liên tục quay lại nhìn màn chiếu phía sau lưng. Đương nhiên là nó cũng có lợi cho cả khán giả lẫn người chụp ảnh.

12. Khi hội nghị sử dụng màn chiếu hoặc màn hình ở trong phòng tối, sẽ rất khó để cân bằng ánh sáng giữa màn hình với diễn giả. Nếu màn hình “trông được” thì mặt người sẽ bị tối; nếu mặt người đủ sáng thì màn hình sẽ trắng tinh.

Người chụp ảnh có thể khắc phục một phần bằng cách sử dụng đèn flash. Nhưng ánh đèn chớp sẽ làm mọi người khó chịu.

Bạn có thể khắc phục tình trạng này này bằng cách chiếu thêm một đèn spot vào riêng người thuyết trình. (Một số diễn giả có kinh nghiệm sẽ sử dụng nền tối cho slide của mình. Điều này không chỉ giúp ích cho người chụp mà còn có lợi cho thị lực của khán giả đang ngồi trong bóng tối).

13. Sử dụng phông đen làm nền sân khấu không phải là một ý tưởng hay trừ khi bạn đã thiết lập được một hệ thống ánh sáng hoàn hảo. Bởi những người mặc đồ đen hoặc tóc đen sẽ bị lẫn vào màu nền. Hãy nhớ rằng họ cần phải được chụp ở nhiều góc khác nhau chứ không phải mỗi từ góc chính diện.

14. Bục phát biểu của nơi tổ chức sự kiện thường gắn sẵn tên và logo của họ. Nếu không muốn những thông tin này vào hình, bạn hãy đặt tên hội nghị và logo của mình vào. Hãy đảm bảo là nó đủ to để có thể nhìn từ xa và đủ cao (trên bục) để người chụp dễ dàng đưa vào khung hình.

15. Nếu sự kiện của bạn có phần thảo luận trên sân khấu, đừng dùng bàn. Còn nếu phải dùng bàn thì hãy phủ mặt bàn bằng khăn vải trắng (nó sẽ giúp khuôn mặt sáng hơn và không bị ám màu). Ngoài ra, hãy dùng chai hoặc cốc nước nhỏ. Và xin nhắc lại, dùng mic nhỏ, màu đen.

Đừng để mọi người ngồi sát phông, hãy di chuyển họ về sát mép sân khấu và ngồi sát nhau. Nếu họ ngồi quá xa, khi chụp ảnh lên trông sẽ rất loãng và nếu muốn chụp tất cả mọi người thì sẽ phải chụp khung hình quá rộng, đồng nghĩa với một bức ảnh xấu. Bạn có thể thấy trên TV là người tham gia phỏng vấn ngồi gần nhau như thế nào.

Để mọi người trên sân khấu ngồi trên một chiếc sofa lớn trông có vẻ hay ho nhưng thực tế thì họ sẽ bị lún xuống, chìm nghỉm và trông không được chuyên nghiệp.

16. Nếu phông nền sân khấu được thiết kế tốt thì nó sẽ rất hữu ích cho việc chụp ảnh so với những phông nền đơn điệu toàn chữ là chữ.

17. Nếu nhà tài trợ có sản phẩm trưng bày tại sự kiện, hãy trao đổi trước với họ về việc bạn sẽ có người chụp ảnh. Tôi đã ở một sự kiện mà nhà tài trợ từ chối chụp ảnh vì họ chưa nhận được ý kiến của cấp trên. Bởi vì, một số công ty cần kiểm soát việc này khi nó liên quan tới quy định của chính phủ hay tiêu chuẩn của riêng họ.

18. Tại sao bạn cần có ảnh đồ ăn và trang trí bàn tiệc? Ai cũng biết cốc cà phê trông như thế nào, đĩa hoa quả ra sao. Đồ buffet thường thì cũng chẳng ăn ảnh lắm đâu. Công bằng mà nói thì ảnh thức ăn và hoạ tiết trang trí cũng một phần khơi gợi cảm xúc, nhưng…

Hội nghị không phải để bàn về thức ăn (trừ khi nó là một hội nghị về thực phẩm) mà là về con người. Hình ảnh cần tập trung nhất là hoạt động của những người tham dự sự kiện: chào hỏi, chuyện trò, thể hiện niềm vui, chia sẻ thông tin, nghiên cứu tài liệu hội nghị, giới thiệu sản phẩm mới v.v. Hình ảnh con người luôn hiệu quả hơn hình ảnh thức ăn, trang trí bàn tiệc.

19. Người tổ chức hội nghị thường đưa người chụp ảnh danh sách những hình ảnh mà họ muốn chụp. Điều này có thể cần thiết nếu bạn làm việc với người chụp thiếu kinh nghiệm. Nếu bạn thuê một người đã có nhiều kinh nghiệm chụp ảnh báo chí thì họ biết phải làm gì với sự kiện của bạn.

(Theo quan điểm của người dịch bài này, dù người chụp là ai thì bạn vẫn cứ nên lưu ý những hình ảnh cần phải có, miễn là nó thực tế và khả thi).

Người chụp ảnh báo chí thường chụp nhiều sự kiện chính trị, sự kiện văn hoá, hội nghị kinh doanh, hội thảo khoa học và các sự kiện thương mại lớn. Họ biết cách bao quát sự kiện, chụp nhiều bố cục khác nhau, từ toàn cảnh đến cận cảnh, nhận diện và tập trung vào những người quan trọng, chụp được những bức ảnh biết kể chuyện. Họ biết rằng con người quan tâm đến con người, vì đó là nền tảng của báo chí.

Đúng là đôi khi danh sách ảnh cần chụp cũng rất cần thiết nhưng không nên làm theo một cách cứng nhắc hoặc quá lâu. Bởi vì như thế người chụp có thể sẽ bị mất nhiều khoảnh khắc hay của sự kiện khi mải tìm kiếm những hình ảnh được yêu cầu.

Vậy nên, để có những bức ảnh tuyệt vời thì từ những sự kiện kế tiếp, bạn hãy thuê một (hoặc hai) nhiếp ảnh gia có nền tảng báo chí và chỉ cần nói: Nội dung chương trình đây, anh/chị/em chụp nhiều ảnh hay vào nhé.

---

Dịch từ Lines of Sight với một vài bổ sung. Ảnh: Paratime Studio.