Hình ảnh nhân sự ngày càng được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để tăng cường sự hiện diện của mình và gây chú ý tới các khách hàng tiềm năng. Từ chân dung CEO đến hình ảnh hoạt động của nhân viên trong không gian làm việc đều có thể giúp đem lại ấn tượng về sự năng động và chuyên nghiệp của công ty.

Khi công ty của bạn cần chụp ảnh, ai đó sẽ phải đứng ra tổ chức các buổi chụp. Nếu người đó là bạn thì hãy chuẩn bị tinh thần là nó sẽ phức tạp hơn bạn nghĩ. Một buổi chụp thành công đòi hỏi phải có kế hoạch tốt, sự kiên nhẫn và khả năng ứng biến. Tất nhiên là phải có người chụp giỏi nữa.

1. Xác định mục tiêu của buổi chụp

Đầu tiên, bạn phải thảo luận về mục tiêu của buổi chụp với các bộ phận tiếp thị và/hoặc quan hệ công chúng. Bạn sẽ dùng ảnh cho website mới, mạng xã hội, tài liệu quảng cáo (brochure), báo cáo thường niên, kỉ yếu hay các tài liệu bán hàng? Hoặc đơn giản là bạn cần chân dung cho các hồ sơ cá nhân hoặc trang web giới thiệu về nhân sự.

Dù mục tiêu là gì thì các bên cũng phải thống nhất trước khi trao đổi với người chụp.

Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn cần trả lời:

• Mục đích sử dụng hình ảnh?
• Ấn tượng của các bức ảnh đối với khách hàng sẽ là gì? Bạn muốn thiên về sự thân thiện, vui vẻ, hay là nghiêm túc và đáng tin cậy hơn?
• Bạn muốn có nền là không gian làm việc (tôi đoán là văn phòng công ty bạn có nhiều không gian đẹp), hay chỉ cần phông nền một màu?

Một khi đã có đủ các câu trả lời, bạn hãy nói chuyện với người chụp ảnh về ý tưởng của mình. Họ sẽ tư vấn cho bạn cách tốt nhất để có được những bức ảnh hoàn hảo cho công ty của bạn.

Nói gì thì nói, một công ty công nghệ mới khởi nghiệp trông sẽ phải khác với một hãng luật lâu năm.

Cuối cùng, bạn phải biết chính xác tỉ lệ khung hình, kích thước của các bức ảnh cần dùng: dùng ảnh cho mạng xã hội sẽ có thể rất khác với việc thiết kế kỉ yếu doanh nghiệp. Những điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn tới cách thức tổ chức và thực hiện buổi chụp.

2. Quyết định xem có cần thuê nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp không

Tự chụp luôn là một lựa chọn. Nhất là trong tình hình COVID-19 như hiện nay thì tiết kiệm được đồng nào tốt đồng nấy. Nhưng với điều kiện là bạn phải có máy ảnh tốt, thiết bị ánh sáng, phần mềm chỉnh sửa, và thời gian để chuẩn bị. Ngoài ra bạn cũng cần phải có biết cách tạo dáng cho người được chụp để họ cảm thấy thực sự thoải mái trước ống kính và thể hiện tốt nhất phong thái của mình.

Nhưng không phải công ty nào cũng có đủ thiết bị và nhất là nhân lực có kĩ năng như vậy. Vì thế đa số sẽ phải tìm đến các nhà cung cấp chuyên nghiệp như Paratime Studio.

3. Chọn nhiếp ảnh gia phù hợp

Thông thường thì mỗi nhiếp ảnh gia sẽ chuyên về một số mảng nhất định. Hãy tập trung tìm hiểu về các nhiếp ảnh gia chuyên chụp ảnh chân dung cho doanh nghiệp. Cách dễ nhất là xem các sản phẩm mà họ đã thực hiện.

Đảm bảo là nhiếp ảnh gia có kinh nghiệm chụp ảnh tại các địa điểm văn phòng. Họ cần phải tự tin và biết cách nói chuyện với các CEO cũng như các nhân viên khác, đồng thời giúp mọi người thấy thoải mái trước ống kính. Đặc biệt là họ phải có khả năng làm việc hiệu quả trong điều kiện thời gian eo hẹp.

Ưu tiên lựa chọn người chụp ở cùng thành phố. Ví dụ như Paratime Studio, dù cũng có nhiều dự án chụp ảnh thực địa ở các tỉnh thành khác nhưng chúng tôi chủ yếu chụp ảnh chân dung doanh nghiệp tại Hà Nội. Và nhiếp ảnh gia phải có đủ thiết bị (và cả thiết bị dự phòng) để sẵn sàng dựng một phòng chụp di động tại văn phòng của bạn.

4. Lên danh sách

Hi vọng là bạn không ngại làm việc với các danh sách, bởi vì chụp ảnh doanh nghiệp thực sự rất cần! Bạn sẽ phải lên danh sách cá nhân và nhóm được chụp. Sau đó là danh sách các địa điểm và đối tượng cần chụp.

Chi tiết hơn, bạn có thể sẽ phải chia danh sách theo phong cách trang trọng (formal) và giản dị (casual) chẳng hạn. Thậm chí có những nhân vật cần phải chụp theo cả hai phong cách này.

Tại sao lại phải lên danh sách? Bởi vì bạn sẽ phải hẹn lịch chụp với từng người, đặt phòng hoặc giữ chỗ để lắp đặt thiết bị và đảm bảo mọi người sẽ sẵn sàng khi đến lượt. Nếu không chuẩn bị tốt, không chỉ buổi chụp thất bại mà công việc của mọi người cũng sẽ bị ảnh hưởng xấu.

Thông thường thì Paratime cần ít nhất 15 phút cho mỗi nhân vật. Để chụp được một bức chân dung ưng ý sẽ rất khác với việc bạn đi chụp ảnh thẻ lấy nhanh. Ngoài việc tìm hiểu các mong muốn cá nhân từ phía nhân vật (ví dụ như góc bên nào đẹp hơn), chúng tôi còn phải tinh chỉnh ánh sáng và chụp với nhiều kiểu tạo dáng, nhiều biểu cảm khác nhau cho riêng từng người. Trong quá trình chụp, chúng tôi và nhân vật sẽ cùng xem ảnh, thảo luận và xác định xem kiểu dáng và biểu cảm nào là phù hợp nhất.

Chúng tôi tin chắc rằng yếu tố quan trọng nhất để có một bức ảnh chân dung ưng ý là sự kết nối giữa người chụp và nhân vật. Song, để cho nhân vật thấy thoải mái, tự nhiên và thư giãn thường thì sẽ phải tốn thời gian.

Tuy nhiên, nếu công ty của bạn quá bận rộn và 15 phút cho mỗi người là quá xa xỉ thì chúng tôi vẫn có thể giúp bạn đạt được mục tiêu với chỉ 5 phút một người.

5. Lên lịch chụp chi tiết và cố gắng bám sát

Khoảng thời gian nào là lí tưởng để chụp ảnh ở công ty? Giả sử mọi người thường rất bận vào buổi sáng thì nên tránh ảnh hưởng tới công việc của họ. Có thể bạn cần tổ chức buổi chụp ngoài giờ hành chính hoặc ít nhất là phải biết lịch làm việc của những nhân sự quan trọng trước khi xếp lịch cho họ.

Giờ là đến điểm khó nhất: điều phối lịch trình bận rộn của mọi người. Bạn gửi lịch chụp cho những người được chụp. Nhắc họ một tuần trước buổi chụp, rồi nhắc lại lần nữa trước một hai ngày. Kèm theo là các thông tin quan trọng khác như địa điểm hay yêu cầu về trang phục.

Mặc dù đã thống nhất lịch làm việc nhưng thực tế sẽ luôn có những thay đổi bất ngờ. Song dù gì thì cũng đừng để mọi người phải chờ hàng giờ liền hoặc rời khỏi bàn làm việc quá lâu.

6. Khảo sát địa điểm

Nếu ảnh chụp cần sử dụng bối cảnh là không gian văn phòng thì người chụp phải khảo sát trước địa điểm. Trong trường hợp họ không đến được trước ngày chụp thì bạn dùng điện thoại chụp vài góc khác nhau, thay đổi một vài kiểu tạo dáng để xem chỗ nào thì phù hợp. Người chụp sẽ xem các bức ảnh này để chủ động hơn trong việc chuẩn bị.

7. Làm các thủ tục pháp lí

Về phía nhân viên được chụp ảnh, bạn cần họ kí vào giấy cho phép công ty sử dụng hình ảnh cá nhân.

Về phía nhiếp ảnh gia, công ty bạn cần thoả thuận rõ ràng về bản quyền và quyền sử dụng ảnh phù hợp.

Nếu thấy có vẻ phức tạp thì bạn có thể nhờ nhiếp ảnh gia tư vấn và giúp bạn chuẩn bị những giấy tờ này.

8. Gửi hướng dẫn chụp ảnh

Để mọi người có mặt đúng giờ, đúng địa điểm, bạn cần gửi những email với những thông tin sau:

• Ngày chụp và thời gian chụp;
• Mục tiêu của buổi chụp;
• Hướng dẫn về trang phục và/hoặc trang điểm;
• Hướng dẫn chuẩn bị (ví dụ như dọn dẹp mặt bàn, không gian làm việc);
• Địa điểm chụp.

Đừng quên làm việc với ban quản lí toà nhà. Hãy thông báo với họ về việc chụp ảnh và chuẩn bị các giấy tờ để người chụp được đem thiết bị vào. Một số toà nhà không cho phép mang thiết bị cồng kềnh vào thang máy trong giờ cao điểm. Do vậy bạn phải hỏi kĩ và thông báo cho người chụp biết để họ chủ động đến sớm hơn hoặc mang đến từ hôm trước.

Ngoài ra, việc dọn dẹp và làm vệ sinh cũng cần phải được làm kĩ hơn so với thường ngày.

9. Bám sát lịch trình của buổi chụp

Paratime Studio cần từ 30 đến 60 phút để chuẩn bị trước khi buổi chụp chính thức bắt đầu. Trong thời gian đợi chúng tôi lắp đặt thiết bị và chụp thử, bạn có thể tranh thủ nói rõ hơn về mục tiêu của buổi chụp, cung cấp thêm thông tin về những nhân vật quan trọng v.v.

Nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp cần thời gian và không gian để có những bức ảnh tốt nhất. Tuy nhiên, trong quá trình giám sát buổi chụp, bạn đừng ngại đưa ra những can thiệp cần thiết để mọi người làm theo đúng mục tiêu.

Tóm lại, không đơn giản để có một buổi chụp ảnh thành công. Nhưng với những thông tin trên, chúng tôi hi vọng bạn sẽ bớt bỡ ngỡ hơn trong buổi chụp đầu tiên mà bạn phụ trách.

---

Phạm Thành Long là một người chụp ảnh thương mại và tư liệu ở Hà Nội. Anh đã có kinh nghiệm làm việc với hàng chục tổ chức, doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau và sẵn sàng cùng khách hàng xây dựng một thư viện hình ảnh để doanh nghiệp có thể khai thác trong nhiều năm.