Năm ngoái, một đồng nghiệp cũ của tôi nói muốn có một thư viện hình ảnh cho trường đại học của mình. Tôi đề nghị chụp chân dung trước và kết quả là đã có một bộ gần 100 ảnh chân dung cho lãnh đạo các đơn vị trong trường. Tuy nhiên, từng đấy ảnh chưa là gì so với nhân sự của cả trường và càng không đáng kể khi vẫn còn những hạng mục khác.

Các toà soạn từ lâu nay đã biết rõ giá trị về thư viện hình ảnh của chính họ. Nhiều cơ quan nhà nước cũng làm lưu trữ hình ảnh. Những hình ảnh đó không chỉ dùng để làm truyền thông mà còn là những tư liệu lịch sử.

Các tập đoàn lớn cũng thường duy trì thư viện hình ảnh riêng. Nhiều nơi còn đưa lên mạng với các hình ảnh có độ phân giải cao, sẵn sàng cho cơ quan báo chí, truyền thông tải về. Thông thường thì đó sẽ là hình ảnh lãnh đạo, sản phẩm của tập đoàn.

Thư viện hình ảnh được phân loại như nào?

Không ai có thể dự đoán hết những hình ảnh cần có. Nhưng những hạng mục sau đây thường sẽ được dùng nhiều nhất:

• Chân dung của lãnh đạo các cấp.
• Lãnh đạo hoặc cán bộ đang phát biểu tại hội nghị.
• Lãnh đạo tương tác với nhân viên.
• Lãnh đạo trong bối cảnh khuôn viên hoặc nhà máy.
• Các cán bộ, nhân viên đang làm việc.
• Không gian bên trong, bên ngoài văn phòng, đặc biệt là những toà nhà có kiến trúc, trang trí hoặc khung cảnh độc đáo.
• Khu vực sản xuất hoặc dây chuyền (với điều kiện là các quy định an toàn lao động phải được đảm bảo).
• Sản phẩm trên phông nền một màu và sản phẩm đang được sử dụng.
• Việc chấp hành quy tắc an toàn lao động.
• Hoạt động bảo vệ môi trường nội bộ.
• Khu vực kiểm soát chất lượng.
• Bộ phận dịch vụ khách hàng.
• Các hoạt động cộng đồng, tài trợ, ủng hộ.

Lợi ích của thư viện hình ảnh

Trong thời đại kĩ thuật số, việc thiết lập và duy trì một thư viện hình ảnh dễ dàng hơn nhiều so với thời phải dùng phim trước đây. Nhưng tại sao còn nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vẫn rất chậm chạp hoặc còn lưỡng lự khi làm việc đó?

Có một thư viện hình ảnh thường xuyên được cập nhật, các cơ quan, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi nhiều hơn họ nghĩ.

Dễ thấy nhất là khả năng sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của báo chí, truyền thông. Làm sao có thể có ngay ảnh toà nhà đẹp khi mà trời vẫn đang mưa? Làm sao có ngay chân dung COO trong khi chị ấy đang đi công tác nước ngoài?

Thậm chí, thay vì ngồi đợi đề nghị từ báo chí, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động cung cấp và kiểm soát hình ảnh của mình. Sự chủ động thể hiện ở hai khía cạnh.

Thứ nhất, chất lượng hình ảnh được đảm bảo. Thực tế là phóng viên viết thường không giỏi chụp ảnh. “Trăm nghe không bằng một thấy”. Sẽ là một cơn ác mộng khi phóng viên chụp giám đốc công ty bằng điện thoại và đăng bức ảnh chân dung xấu tệ kèm bài phỏng vấn.

Thứ hai, doanh nghiệp kiểm soát được nội dung hình ảnh. Chưa bàn đến chuyện “xấu xa đậy lại” thì những chi tiết vô tình gây hiểu lầm cũng có thể làm doanh nghiệp mệt mỏi rồi.

Và đương nhiên, một thông cáo báo chí kèm hình ảnh có chọn lọc bao giờ cũng hiệu quả hơn phiên bản chỉ toàn chữ.

Ngoài ra, để website và trang mạng xã hội hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp sẽ phải thường xuyên cập nhật nội dung. Bởi những nội dung đưa ra không chỉ để cho khách hàng có thông tin mà còn giúp tạo thêm ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp. Và với một thư viện hình ảnh sẵn có, doanh nghiệp sẽ có nhiều chọn lựa hơn để đảm bảo hiệu quả cho thông điệp của mình.